Ainsi, l'assistant(e) de direction a vocation à faciliter le travail au sein de sa direction, et notamment permettre au directeur d'agir avec efficacité.


Lieu d'exercice de la profession

Toute entreprise, établissement ou administration, dans des domaines aussi variés que l'industrie, la finance, le commerce, le bâtiment etc.
L'Assistant(e) de direction est directement rattaché à un directeur de service.


Ses activités

- Réceptionner le courrier, le trier, le filtrer afin de présenter à son directeur ou sa direction l'essentiel et le primordial.
- Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer, répondre directement.
- Rédiger des courriers, mettre en forme les lettres et autres courriers émanant de la direction.
- Plannifier, organiser, viabiliser l'agenda du directeur.
- Gérer les outils nécessaires aux réunions, préparer les dossiers, les supports (transparents, tableaux de bord, etc.)
- Gérer les synthèses de réunion sur la base de ses prises de notes
- Ventiler les documents auprès des membres de sa direction et auprès des autres directions
- Gérer le fond documentaire nécessaire à l'information de sa direction
- Classer, archiver, organiser les documents internes


Ses compétences et savoir-être

- Maîtriser l'informatique et les logiciels de bureautique
- Maîtriser l'ensemble des outils de communication
- Maîtriser la prise de notes rapide
- Maîtriser l'orthographe et la grammaire parfaitement

- Maîtriser la hiérarchisation des tâches, être particulièrement bien organisé
- Savoir prendre des initiatives tout en sachant rendre compte
- Respecter la confidentialité en toute occasion.

- Avoir une bonne présentation


Sa formation

Ce poste peut être atteint avec le Bac (c'est de plus en plus rare, à moins d'avoir une très solide expérience).

- Bac pro secrétariat
- Bac techno STT spécialité action communication administratives

Mais plus généralement, un Bac+2 sera exigé dès lors que la fonction est occupée dans des entreprises de taille importante ou dans des services spécialisés.

- Le BTS Assistant de direction est la formation de base

- Le BTS Assistant secrétaire trilingue est apprécié dans les entreprise à caractère commercial ou touchant à l'international

- Le BTS Assistant de gestion de PME et de PM destine ses détenteurs aux entreprises de plus petite taille (PME/PMI)

- BTS Assistant de Manager (domaine commerciaux notamment)

- Le DUT gestion des entreprises et des administrations,option gestion appliquée aux petites et moyennes organisation (GAPMO) peut lui aussi conduire au poste d'assistant(e) de direction.