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  La/le Secrétaire de Direction



Ses missions :


Rattaché(e) à la Direction, la/le secrétaire exécute les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement d'une direction. Directement en lien avec le Directeur, elle/il traite des dossiers transversaux dotés d'un fort potentiel organisationnel.
Elle/il est dont la charnière entre la direction et les services en matière de communication et diffusion des directives, notes de services et tout document relatif au fonctionnement de l'entreprise.
C'est un poste où la confiance est des plus significative car totalement imbriqué dans le circuit décisionnel.



Ses activités :


- Elle/il assure la transmission de l'information et des documents émis par la Direction auprès des services
- Elle/il rédige et saisit les notes, rapports, synthèses et en assure la transmission aux intéressés
- Elle/il gère le planning de la Direction, gère les prises de rendez-vous, participe à la plannification des réunions
- Elle/il exécute les compte-rendus de réunions et les ventile
- Outre les tâches élémentaires de secrétariat (saisie, frappe, gestion du courrier et des appels téléphoniques), elle/il gère souvent les fournitures de sa Direction ainsi que la relation avec les entreprises de maintenance du parc informatique et autres matériels de bureau.


Ses responsabilités

- Elle/il organise ses tâches en fonction des directives et surtout des procédures en vigueur.
- Ellle/il assume la pérénité de la Direction en l'absence des dirigeants.
- Elle/il a accès à bon nombre d'informations confidentielles
- Elle/il, dans le champs de la délégation donnée par sa direction, a pleinement lattitude de donner des information et réponses à des prôblèmes donnés.


Les savoir-faire et savoir-être

- Maîtriser les outils informatiques : Traitement de texte, tableurs, outils de présentation graphique (powerpoint notamment)
- Avoir un relationnel de haute qualité
- Avoir de très bonnes compétences à l'écrit et l'oral
- Savoir faire preuve d'écoute, d'esprit de synthèse et de réactivité
- Avoir de grandes qualités d'organisation
- Savoir user de discrétion et respecter la confidentialité


La formation nécessaire

Une formation de niveau 3 (Bac+2) est requise pour ce type de poste. Les détenteur(trice) d'un niveau 4 (bac) devront avoir une solide expérience pour postuler au poste de Secrétaire de Direction.

Privilégier les formations suivantes :

BTS Assistant de direction

BTS Assistant de gestion PME PMI à référentiel commun européen

BTS Assistant de Manager

BTS Assistant secrétaire trilingue

ou toute autre formation de niveau 3.

Il est à noter que selon le lieu d'exercice de la profession, des compétence en langues peuvent être requises. une formation secrétariat/assistanat Trilingue peut être un atout.


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