Ses activités :
- Elle/il assure la transmission de l'information et des documents émis par la Direction auprès des services
- Elle/il rédige et saisit les notes, rapports, synthèses et en assure la transmission aux intéressés
- Elle/il gère le planning
de la Direction, gère les prises de rendez-vous, participe à la plannification des réunions
- Elle/il exécute les compte-rendus de réunions et les ventile
- Outre les tâches élémentaires de secrétariat (saisie, frappe, gestion du courrier et des appels téléphoniques), elle/il gère souvent les fournitures de sa Direction ainsi que la relation avec les entreprises de maintenance du parc informatique et autres matériels de bureau.
Ses responsabilités
- Elle/il organise ses tâches en fonction des directives et surtout des procédures en vigueur.
- Ellle/il assume la pérénité de la Direction en l'absence des dirigeants.
- Elle/il a accès à bon nombre d'informations confidentielles
- Elle/il, dans le champs de la délégation donnée par sa direction, a pleinement lattitude de donner des information et réponses à des prôblèmes donnés.
Les savoir-faire
et savoir-être
- Maîtriser les outils informatiques
: Traitement de texte, tableurs, outils de présentation graphique (powerpoint notamment)
- Avoir un relationnel de haute qualité
- Avoir de très bonnes compétences à l'écrit et l'oral
- Savoir faire preuve d'écoute, d'esprit de synthèse et de réactivité
- Avoir de grandes qualités d'organisation
- Savoir user de discrétion et respecter la confidentialité
La formation nécessaire
Une formation de niveau 3
(Bac+2) est requise pour ce type de poste. Les détenteur(trice) d'un niveau 4 (bac) devront avoir une solide expérience pour postuler au poste de Secrétaire de Direction.
Privilégier les formations suivantes :
- BTS Assistant de Direction
- BTS Assistant de Gestion PME-PMI
ou toute autre formation de niveau 3.
Il est à noter que selon le lieu d'exercice de la profession, des compétence en langues peuvent être requises. une formation secrétariat/assistanat Trilingue peut être un atout.
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