L' Assistant en gestion administrative vu par le CNRS

Mission

L’assistant en gestion administrative organise, conçoit et contrôle la réalisation des actes administratifs dans le respect des techniques, des procédures, des règles et des sages applicables à un domaine de gestion.

Activités principales

. Élaborer des actes sur l’ensemble d’un domaine de gestion (financier, comptable, personnel…)
. Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion.
. Rédiger des notes et établir des actes de gestion.
. Instruire les dossiers pour préparer les décisions courantes.
. Organiser et contrôler le travail d’une équipe ou d’une cellule.
. Assister les gestionnaires pour le traitement des problèmes délicats ou complexes.
. Contribuer à la formation technique des gestionnaires du service ou des unités.
. Diffuser des informations internes et externes relatives au fonctionnement du service.
. Gérer les relations avec les interlocuteurs, internes et externes, du service.
. Organiser le classement et l’archivage des documents traités et des textes réglementaires.

Compétences

. Avoir les connaissances théoriques et pratiques d’une ou de plusieurs techniques de gestion (budget, comptabilité, contrats, concours, paie,…).
. Maîtriser la pratique courante des logiciels bureautiques.
. Connaître le système d’information, maîtriser les logiciels spécifiques d’application et être capable d’assister les utilisateurs en difficulté.
. Avoir des connaissances opérationnelles sur l’organisation et le fonctionnement de l’établissement.
. Maîtriser les usages administratifs.
. Conduire une procédure courante de contentieux ou de litige.
. Savoir assurer, sur l’ensemble du domaine traité, un rôle de conseil auprès des agents et des responsables d’unité.
. Transmettre par la formation ses connaissances techniques et ses savoir-faire.
. Respecter et faire respecter la confidentialité des informations.
. Mettre en oeuvre des outils de suivi de l’activité d’une équipe.
. Connaître les techniques et les règles de classement.
. Avoir une connaissance de l’anglais écrit et oral permettant de traiter efficacement une situation de gestion.

Environnement professionnel

. Cette activité s’exerce dans un service central ou régional.
. Situation d’emplois :
. Connaître les réglementations financières et comptables des organismes de recherche
. Analyser la gestion pour en dégager des indicateurs.
. Connaître les règles d’hygiène et de sécurité du domaine d’activité du laboratoire.

Diplôme réglementaire exigé

Pour le recrutement externe : DUT, BTS

Formations et expérience professionnelle souhaitables

gestion.


Exemples de formation:

BTS Assistant de gestion de PME et de PMI

L' Assistant administratif dans un espace naturel vu par Metiers.espaces-naturels

L’assistant administratif d’un espace naturel apporte un soutien logistique à un responsable, un service ou à l’ensemble d’une structure gestionnaire d’un espace naturel. A ce titre, il est généralement en charge de la saisie ou de la composition de documents, du classement et de suivi de certains dossiers, de l’accueil téléphonique et physique du service ou de la structure. Il peut être polyvalent (secrétariat classique) ou spécialisé dans un domaine particulier (finance et comptabilité, gestion du personnel …).

Conditions d'accès ou d'exercice

Dans les espaces naturels gérés par des collectivités locales, l’accès à ce métier s’effectue par concours de catégorie C (adjoint administratif - accès niveau 3ème) de la Fonction Publique Territoriale.

Conditions générales et lieu d'exercice

Ce métier sédentaire et de contact s’exerce dans le cadre d’horaires réguliers sous l’autorité directe du responsable hiérarchique (directeur de la structure, responsable de service …).
L’intervention de l’assistant administratif d’un espace naturel peut être nécessaire dans le cadre de
l’organisation d’évènements ponctuels tels que séminaires, expositions, animations… Le cas échéant, des déplacements peuvent être requis et les horaires ponctuellement élargis.
Même si, le plus souvent, l’assistant administratif exerce un métier d’exécution, son autonomie varie suivant la taille et l’organisation de la structure.

Activités communes

· Accueillir et répondre aux sollicitations du public
· Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier au sein de la structure
· Assurer la circulation de l’information au sein de la structure
· Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports, affiches …)
· Classer des documents et les archiver
· Préparer et diffuser les dossiers servant de support aux réunions
· Réaliser des comptes rendus de réunion
· Mettre à jour des bases de données
· Organiser les rendez-vous et réunions des personnes de la structure
· Recueillir les besoins et commander les fournitures de bureau
· Suivre le planning et le pointage du personnel

Connaissances et procédures

· Mission, organisation et fonctionnement d’une structure gestionnaire d’espace naturel
· Techniques de classement et d’archivage
· Outils bureautiques
· Bases de données
· Point clés de l’organisation d’une réunion
· Principes de commande publique
· Règles typographiques et de mise en page
· Statut de la fonction publique territoriale
· Procédure d’accueil type

Savoirs de l'action

· Prise de note
· Dactylographie
· Gestion et hiérarchisation des priorités
· Gestion d’imprévus
· Organisation et planification du travail
· Achat de matériel ou de prestations
· Contact avec des interlocuteurs variés
· Analyse de demande
· Ecoute
· Reformulation
· Tenue d’un standard téléphonique
· Respect de consignes de confidentialité
· Proposition et argumentation des solutions

Activités spécifiques

· Organiser les fonds documentaires de la structure
· Traiter des opérations simples de comptabilité
· Tenir une régie de recettes
· Assurer les transports de fonds à la banque
· Préparer et participer aux différentes phases du recrutement
· Informer les collaborateurs sur leurs droits et devoirs
· Réaliser suivi administratif des litiges et contentieux
· Collecter des données pour élaborer le rapport annuel d’activité de la structure

Connaissances procédures

· Comptabilité
· Principes de tenue d’une régie de recettes
· Techniques de vente
· Code du travail, convention collective
· Règlement intérieur
· Droit administratif
· Droit des collectivités
· Objet, contenu et structure d’un rapport d’activité

Savoirs de l'action

· Gestion de fonds documentaires
· Traitement de données chiffrées
· Gestion de stocks
· Recueil d’informations