Saisit et présente des
documents (courriers ou rapports)
pour un service ou pour un chef
hiérarchique, à
l'aide de techniques bureautiques
et en particulier du traitement
de texte. Trie, dépouille,
classe des documents, transmet
le courrier et organise matériellement
les déplacements et les
rendez-vous de son chef hiérarchique.
Transmet ou filtre les communications
téléphoniques
et assure le premier niveau
de contact entre le service
et l'extérieur.
Conditions générale
d'exercice
L'emploi/métier s'exerce
avec un degré d'autonomie
et de responsabilité qui
varie selon l'organisation, la taille
et le domaine d'activité
de l'entreprise. La majeure partie
de l'activité s'effectue
en conversationnel avec un écran
informatique et un clavier. Cependant,
les relations avec les autres services
et les communications parfois nombreuses
en provenance de l'extérieur
influent sur le rythme de travail
et imposent des interruptions fréquentes
de l'activité en cours.
Compétences
techniques de base
- Saisir et présenter les
documents (lettres, rapports...).
- Enregistrer et saisir les informations
nécessaires au service à
l'aide de l'outil informatique et
les classer.
- Recevoir, orienter, transmettre
les communications téléphoniques.
- Prendre connaissance du courrier
et assurer sa diffusion.
- Contribuer à l'organisation
des réunions (location de
salles, prise de notes en sténo
ou écriture classique...).
- Assurer la gestion du temps (agenda,
déplacements, réunions,
réservations...).
Compétences associées
- Utiliser des logiciels informatiques
(graphisme, stockage).
- Appliquer les techniques de communication.
Compétences
liées à l'emploi
- Anticiper et apprécier
la charge de travail pour la planifier.
- Coordonner et synthétiser
des informations provenant de sources
variées.
- S'adapter à des tâches
diverses.
- Déceler les urgences et
les priorités.
- Accepter les imprévus et
rechercher les solutions.
Formations
et expérience
Cet emploi/métier est accessible
directement à partir de formations
de niveaux IV et III (Bac G1, CFPA,
BTS secrétariat, écoles
de commerce...). L'accès
est également possible avec
des formations de niveau V (CAP
ou BEP comptabilité, BEP
Métiers du secrétariat,
BEPA
option services, spécialité
secrétariat accueil,
employé de bureau...) complétées
par une expérience professionnelle
confirmée dans un emploi
de bureau et une formation aux techniques
bureautiques.
Pour certains emplois, la pratique
d'une ou plusieurs langues étrangères
est exigée.
Dans le secteur public, l'emploi/métier
est accessible par concours sous
certaines conditions de recrutement
et de niveau de formation.
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bureautique ?
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Le ou la secrétaire bureautique
assure le secrétariat d'un service
ou d'un responsable de l'entreprise.
Il maîtrise les techniques modernes
de bureau et remplit fréquemment
des fonctions d'organisation et de communication.
Il tient l'agenda de son supérieur
hiérarchique et organise matériellement
ses réunions et ses déplacements
: réservations d'hôtel,
de titres de transports, etc. Il saisit
sur ordinateur et met en forme les courriers,
notes et rapports. Il prend connaissance
du courrier, assure sa diffusion et
rédige les réponses à
partir des indications qui lui sont
fournies. Il classe les documents nécessaires
au service. Il reçoit et oriente
les communications téléphoniques.
Il utilise plusieurs outils informatiques
: traitement de texte, tableur, base
de données ... Il transmet des
informations par télécopie
ou télex. Son niveau de responsabilité
et son degré d'autonomie varient
beaucoup selon la taille de l'entreprise
ou du service et dépendent de
son niveau de qualification. Dans certains
cas, il doit pratiquer une ou deux langues
étrangères.
Conditions
de travail :
Le secrétaire est plongé
dans un environnement bureautique composé
d'ordinateur, télécopieur
(fax), télex ... Selon l'organisation
de l'entreprise, il est en relation
avec les autres services et avec l'extérieur
: clients, fournisseurs, administrations,
etc. Dans les grandes sociétés,
il peut travailler en équipe
- " en pool " - sinon, il
est généralement seul.
Il travaille dans toute entreprise,
quelles que soient ses caractéristiques,
petite ou grande ; son statut, public
ou privé et quel que soit les
domaines d'activité : industries,
services, administrations. En règle
générale, le secrétaire
bureautique est sollicité en
permanence par des appels téléphoniques,
la recherche de dossiers, la frappe
de courriers, etc.
Formation :
Il existe des formations de niveaux
différents pour exercer ce métier.
Elles préparent aux diplômes
suivants :
- BEP métiers du secrétariat,
- Bac pro secrétariat,
- Bac technologique sciences et technologies
tertiaires (STT), spécialité,
action et communication administratives,
- Bac technologique sciences médico-sociales
(SMS) pour le secrétariat médical.
- TH
Secrétaire Assistant (e)
Transcrit, présente,
organise, classe et exploite
l'ensemble ou une partie des
informations techniques d'un
service ou d'un domaine spécialisé
(juridique, médical,
commercial, comptable...), en
utilisant les techniques bureautiques.
Selon la taille de l'entreprise
et l'importance du service,
peut aussi prendre en charge
les contacts téléphoniques
et assurer la gestion du temps
d'un ou plusieurs responsables
hiérarchiques (prise
de rendez-vous, réunions,
organisation des déplacements...).
Peut, dans certains cas, participer
à l'activité de
vente.
Conditions générale
d'exercice
L'emploi/métier s'exerce
dans un bureau ou en central dactylographique
(pool), le plus souvent en conversationnel
avec un écran informatique
ou un clavier. L'activité
se caractérise par une spécialisation
des tâches directement en
rapport avec la nature du service
technique concerné.
Les relations consistent essentiellement
à répondre aux demandes
d'informations des autres services
ou de l'extérieur sur un
domaine d'expertise du service.
Les horaires sont généralement
réguliers.
Compétences
techniques de base
- Dépouiller les informations
spécifiques au domaine.
- Rassembler les pièces nécessaires
et les organiser selon des procédures
administratives définies.
- Saisir informatiquement des données
et assurer la frappe et la présentation
des documents, le plus souvent à
l'aide du traitement de texte (rédaction
de contrats, synthèse de
textes législatifs...).
- Renseigner les services ou les
clients sur les informations concernant
le domaine.
Compétences associées
- Connaître le vocabulaire
technique du domaine dans lequel
s'exerce l'emploi.
Compétences
liées à l'emploi
- Etre autonome et prendre des initiatives.
- Recueillir et traiter des données
avec méthode.
- S'adapter à des partenaires
variés.
- Se tenir informé de l'évolution
des réglementations et des
nouvelles techniques dans son domaine.
- Respecter la confidentialité
des informations traitées.
Formations
et expérience
Cet emploi/métier est accessible
à partir de formations de
niveau IV (baccalauréat professionnel
option secrétariat, comptabilité,
BT secrétariat, CFPA...)
ou de niveau III (BTS bureautique
et secrétariat , BTS
Assistant de gestion de PME et de
PMI), acquises par la formation
initiale ou continue. Afin de faire
face à la double compétence
souvent exigée (maîtrise
des techniques de secrétariat
et connaissance des procédures
spécifiques à un domaine),
les recrutements tendent à
favoriser les formations de niveau
III (Bac+2, dans les filières
comptables, juridiques, commerciales
ou linguistiques...) complétées
par une formation aux techniques
bureautiques.
Dans le secteur public, l'emploi/métier
est accessible par concours sous
certaines conditions de recrutement
et de niveau de formation.
