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  La Secrétaire bureautique  (3 fiches métier)

La Secrétaire bureautique polyvalent vu par Horizon.poitou-charentes

Que fait-elle ?


Saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte. Trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur.


Conditions générale d'exercice


L'emploi/métier s'exerce avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l'extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.

Compétences techniques de base

- Saisir et présenter les documents (lettres, rapports...).
- Enregistrer et saisir les informations nécessaires au service à l'aide de l'outil informatique et les classer.
- Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques.
- Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion.
- Contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prise de notes en sténo ou écriture classique...).
- Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations...).

Compétences associées


- Utiliser des logiciels informatiques (graphisme, stockage).
- Appliquer les techniques de communication.

Compétences liées à l'emploi

- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier.
- Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées.
- S'adapter à des tâches diverses.
- Déceler les urgences et les priorités.
- Accepter les imprévus et rechercher les solutions.

Formations et expérience

Cet emploi/métier est accessible directement à partir de formations de niveaux IV et III (Bac G1, CFPA, BTS secrétariat, écoles de commerce...). L'accès est également possible avec des formations de niveau V (CAP ou BEP comptabilité, BEP Métiers du secrétariat, BEPA option services, spécialité secrétariat accueil, employé de bureau...) complétées par une expérience professionnelle confirmée dans un emploi de bureau et une formation aux techniques bureautiques.
Pour certains emplois, la pratique d'une ou plusieurs langues étrangères est exigée.
Dans le secteur public, l'emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation.

Formation de Secrétaire bureautique dans la région Poitou Charentes, voir le site Horizon.poitou-charentes.org



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Le Secretaire bureautique vu par formanoo


Le ou la secrétaire bureautique assure le secrétariat d'un service ou d'un responsable de l'entreprise. Il maîtrise les techniques modernes de bureau et remplit fréquemment des fonctions d'organisation et de communication. Il tient l'agenda de son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements : réservations d'hôtel, de titres de transports, etc. Il saisit sur ordinateur et met en forme les courriers, notes et rapports. Il prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige les réponses à partir des indications qui lui sont fournies. Il classe les documents nécessaires au service. Il reçoit et oriente les communications téléphoniques. Il utilise plusieurs outils informatiques : traitement de texte, tableur, base de données ... Il transmet des informations par télécopie ou télex. Son niveau de responsabilité et son degré d'autonomie varient beaucoup selon la taille de l'entreprise ou du service et dépendent de son niveau de qualification. Dans certains cas, il doit pratiquer une ou deux langues étrangères.

Conditions de travail :

Le secrétaire est plongé dans un environnement bureautique composé d'ordinateur, télécopieur (fax), télex ... Selon l'organisation de l'entreprise, il est en relation avec les autres services et avec l'extérieur : clients, fournisseurs, administrations, etc. Dans les grandes sociétés, il peut travailler en équipe - " en pool " - sinon, il est généralement seul. Il travaille dans toute entreprise, quelles que soient ses caractéristiques, petite ou grande ; son statut, public ou privé et quel que soit les domaines d'activité : industries, services, administrations. En règle générale, le secrétaire bureautique est sollicité en permanence par des appels téléphoniques, la recherche de dossiers, la frappe de courriers, etc.

Formation :

Il existe des formations de niveaux différents pour exercer ce métier. Elles préparent aux diplômes suivants :
- BEP métiers du secrétariat,
- Bac pro secrétariat,
- Bac technologique sciences et technologies tertiaires (STT), spécialité, action et communication administratives,
- Bac technologique sciences médico-sociales (SMS) pour le secrétariat médical.
- TH Secrétaire Assistant (e)



La Secrétaire bureautique spécialisé vu par Horizon.poitou-charentes

Que fait-elle ?


Transcrit, présente, organise, classe et exploite l'ensemble ou une partie des informations techniques d'un service ou d'un domaine spécialisé (juridique, médical, commercial, comptable...), en utilisant les techniques bureautiques. Selon la taille de l'entreprise et l'importance du service, peut aussi prendre en charge les contacts téléphoniques et assurer la gestion du temps d'un ou plusieurs responsables hiérarchiques (prise de rendez-vous, réunions, organisation des déplacements...).
Peut, dans certains cas, participer à l'activité de vente.


Conditions générale d'exercice


L'emploi/métier s'exerce dans un bureau ou en central dactylographique (pool), le plus souvent en conversationnel avec un écran informatique ou un clavier. L'activité se caractérise par une spécialisation des tâches directement en rapport avec la nature du service technique concerné.
Les relations consistent essentiellement à répondre aux demandes d'informations des autres services ou de l'extérieur sur un domaine d'expertise du service. Les horaires sont généralement réguliers.

Compétences techniques de base

- Dépouiller les informations spécifiques au domaine.
- Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon des procédures administratives définies.
- Saisir informatiquement des données et assurer la frappe et la présentation des documents, le plus souvent à l'aide du traitement de texte (rédaction de contrats, synthèse de textes législatifs...).
- Renseigner les services ou les clients sur les informations concernant le domaine.

Compétences associées


- Connaître le vocabulaire technique du domaine dans lequel s'exerce l'emploi.

Compétences liées à l'emploi

- Etre autonome et prendre des initiatives.
- Recueillir et traiter des données avec méthode.
- S'adapter à des partenaires variés.
- Se tenir informé de l'évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.

Formations et expérience

Cet emploi/métier est accessible à partir de formations de niveau IV (baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité, BT secrétariat, CFPA...) ou de niveau III (BTS bureautique et secrétariat , BTS Assistant de gestion de PME et de PMI), acquises par la formation initiale ou continue. Afin de faire face à la double compétence souvent exigée (maîtrise des techniques de secrétariat et connaissance des procédures spécifiques à un domaine), les recrutements tendent à favoriser les formations de niveau III (Bac+2, dans les filières comptables, juridiques, commerciales ou linguistiques...) complétées par une formation aux techniques bureautiques.
Dans le secteur public, l'emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation.

Formation de Secrétaire bureautique dans la région Poitou Charentes, voir le site Horizon.poitou-charentes.org





 


 




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