L'archiviste a pour mission de collecter,
de conserver et d'exploiter les documents
qui témoignent de notre histoire.
Il classe les archives aussi bien des
administrations que des grandes entreprises
et en assure la conservation physique.
Dans les administrations,
il est chargé de rassembler les documents
puis de les diffuser.
De nos jours, son rôle s'apparente
ainsi à celui de l'historien et du
technicien car il doit comprendre les données
historiques pour pouvoir les restituer au
public, souvent sous forme électronique.
Quand au archives privées, elles
sont de plus en plus nombreux car les entreprises
prennent conscience de leur importance.
L'archiviste privé exploite lui aussi
des documents mais ceci pour étudier
la place de l'entreprise vis-à-vis
de la concurrence et de la clientèle.
Il est avant tout au service des salariés
et doit permettre à son entreprise
d'optimiser son rendement en lui faisant
gagner du temps.
L'archiviste oeuvre à la gestion
des archives anciennes et contemporaines
qui sont constituées par des
documents originaux (manuscrits, imprimés,
supports sonores, visuels et numériques...)
provenant de l'Etat, d'une collectivité,
d'une entreprise d'une famille ou d'un
individu. Par ses activités de
collecte, d'inventaire, de conservation
et de communication de ces archives,
il participe à la constitution
et à la mise en valeur du patrimoine
et alimente les sources indispensables
aux historiens d'aujourd'hui et de demain.
Il
détermine les documents prioritaires
et s'assure que les documents qui sont rares
sont à l'abri d'un incendie, d'un
vol ou d'une détérioration.
Il accueille le public et l'aide à
consulter les documents. Par ailleurs, les
entreprises privées, de plus en plus
soucieuses de garder une trace de leur passé,
développent progressivement des services
d'archives. Dans ce dernier cas, le professionnel
est chargé d'assurer l'archivage
des connaissances de l'entreprise et aussi
de ces actions menées avec succès,
voire de ses échecs pour pouvoir
en tirer analyse. Ce nouveau spécialiste
à mi-chemin entre le documentaliste
et l'archiviste porte le nom de records-manager.
Il traite tous les documents internes sous
forme papier ou électronique et occupe
des responsabilités stratégiques
dans l'entreprise.
Dans quelles conditions ? Quels employeurs
?
L'informatisation avec la gestion des documents
sur base de données et la numérisation
des documents ont fait évoluer le
métier d'archiviste. Pour l'archivage
de certains documents, le professionnel
doit connaître les langues anciennes
(latin, grec, ancien français).
Il travaille dans des entreprises et des
sociétés d'archivage privées,
dans la fonction publique, notamment territoriale
(archives nationales, régionales,
départementales, municipales).
Comment y accéder
?
Dans la fonction publique territoriale,
l'archiviste est recruté sur concours.
Il en existe trois : le concours d'assistant
territorial de conservation du patrimoine
et des bibliothèques spécialité
archives (catégorie B), le concours
d'assistant territorial qualifié
du patrimoine et des bibliothèques
spécialité archives (catégorie
B) et le concours d'attaché territorial
de conservation du patrimoine spécialité
archives (catégorie A). Des diplômes
universitaires spécialisés
permettent de se présenter à
ces concours. Par ailleurs, il existe deux
écoles prestigieuses : L'Ecole nationale
des Chartes et l'Institut national du patrimoine.
L'Ecole nationale des Chartes forme en 3
années des archivistes paléographes
: ce sont des chercheurs capables de lire,
comprendre et exploiter tout document historique.
On entre à l'Ecole des Chartes sur
concours après deux années
de classe préparatoire. L'accès
est très sélectif. Un nombre
très limité de candidats peut
entrer avec une licence ou une maîtrise
complétée par une expérience
professionnelle conséquente dans
le domaine de l'histoire de l'art. L'Institut
National du Patrimoine forme les conservateurs
du patrimoine de l'Etat, de la ville de
Paris et des collectivités territoriales
recrutés par concours externe ou
interne. Dans la spécialité
archives, le concours externe est réservé
aux diplômés de l'Ecole Nationale
des Chartes. Les candidats reçus
aux concours y reçoivent une formation
professionnelle de 18 mois.
Comment évoluer
?
Après quelques années d'expérience
professionnelle, l'archiviste peut devenir
responsable des archives. C'est lui qui
définit et met en place la politique
d'archivage de l'établissement.
Il peut également évoluer
vers des fonctions proches, telles que bibliothécaire
ou conservateur du patrimoine.
Ce métier est accessible aux femmes
et aux hommes .
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L'
Archiviste vu par Studya
Le responsable
des archives définit la politique
d’archivage et supervise les activités
de gestion des archives.
Activités
essentielles
Définir et mettre en place la
politique d’archivage de l’établissement.
Rencontrer les personnels, discuter
des besoins en archivage et établir
des tableaux de gestion.
Concevoir les systèmes de gestion
électronique documentaire et
maintenir à jour les bases de
données.
Valoriser le service par la communication
et les recherches d ’archives,
en interne comme en externe, et contribuer
à une meilleure connaissance
de l’établissement.
Accueillir, guider les visiteurs, effectuer
des recherches documentaires.
Identifier et faire procéder
aux éliminations annuelles.
Établir et gérer le budget
annuel.
Coordonner les correspondants archives.
Assurer la formation des personnels
du service.
Compétences
Maîtriser les techniques d’archivage.
Maîtriser les techniques documentaires.
Maîtriser les techniques d’animation
et d’encadrement d’équipe.
Maîtriser la conduite de projet.
Connaître la législation
(loi sur les archives).
Connaître les règles administratives
(comptabilité publique …).
Formation
Diplôme réglementaire de
base exigé pour le recrutement
externe : licence.
Formation recommandée: patrimoine.
Environnement
et contexte de travail
L’activité s ’exerce
au sein d’un service d’archives
ou d’une structure de recherche.
Selon les établissements, les
méthodes de classement et les
moyens mis à disposition (notamment
informatiques) peuvent différer.
Activités
Enregistrement des demandes de dossiers
médicaux
.
Réceptionner les demandes
(orales ou écrites) émanant
des secrétariats.
. Inscrire les demandes sur le
registre journalier.
. Vérifier dans les fichiers
si la personne soignée
a bien été hospitalisée.
. Vérifier les services
ayant fait l'objet d'un dossier
archivé pour la personne
soignée (pour une seule
personne peuvent être archivés
un dossier chirurgie générale,
un dossier urologie, un dossier
pneumologie…).
RESULTATS ATTENDUS : Des demandes de
dossiers médicaux pour les différents
services correctement enregistrées.
Des demandes toujours traitées avec
rigueur, diplomatie et relation de qualité.
Recherche des dossiers
.
Rechercher les fiches nominatives dans
le fichier papier ou informatisé.
. Rechercher les dossiers selon la méthode
d'archivage choisie.
. Mettre à jour les fiches nominatives
après sortie du dossier papier
(dates, service demandeur, …) ou
mettre à jour les données
informatisées.
. Classer les fiches.
. Envoyer les dossiers au service demandeur
(à l'interne : secrétariats
médicaux)(à l'externe
: médecin du registre des tumeurs).
. Rechercher les dossiers sortis (non
retournés) suite à la
demande d'un mot supprimé service.
RESULTATS ATTENDUS : Le bon dossier
transmis au service demandeur.
Les délais impartis systématiquement
respectés. Un classement rigoureux.
Des données mises à jour
régulièrement.
Classement au
retour des dossiers
.
Stocker les dossiers rapportés
par les secrétariats aux endroits
réservés (selon l'organisation
du service).
. Rechercher les fiches nominatives
(manuelle ou informatisée).
. Mettre à jour les fiches manuscrites
(date retour) ou les données
informatisées.
. Classer les fiches manuscrites.
. Classer les dossiers d'hospitalisation
selon un code préétabli.
RESULTATS
ATTENDUS : Un classement sans erreur.
Des données mises à jour
et sans erreur. Le secret professionnel
impérativement respecté.
Archivage des
dossiers créés récemment
.
Stocker les dossiers des personnes hospitalisées,
en attente d'archivage, par service
(selon l'ordre établi par chaque
service).
. Traiter les dossiers. Vérifier
dans le fichier (informatisé
ou non) s'il existe un ou plusieurs
dossiers antérieurs.
. Mettre à jour la fiche (date
retour) ou mise à jour des données
informatisées.
Si
le malade a été hospitalisé
antérieurement réaliser
et vérifier :
. Inscription sur la fiche existante
(ou sur le fichier informatique) des
renseignements concernant le dossier
: service, date d'hospitalisation.
. Le numéro d'archive figurant
sur la fiche, sur le dossier.
. Classement de la fiche, mise à
jour dans le fichier alphabétique.
Stockage du dossier ainsi traité
dans l'endroit réservé
pour le classement journalier dans les
archives.
S'il
s'agit d'une première hospitalisation
réaliser et vérifier :
. Établissement d'une fiche alphabétique
d'archives pré imprimée
(nom, prénom, date de naissance,
service, date d'entrée, date
de sortie) ou renseignement d'une fiche
informatisée.
. Création d'un numéro
d'archive.
. Le numéro d'archive sur le
dossier.
. Stockage du dossier ainsi traité
dans l'endroit réservé
pour le classement journalier dans les
archives.
. Classement de la fiche dans le fichier.
RESULTATS ATTENDUS : Les nouveaux dossiers
correctement classés.
Le temps de stockage des dossiers avant
archivage réduit austrict minimum.
Le secret professionnel impérativement
respecté.
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pour l' exercice de ce métier
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Catégorie A (Statut des professionnels
de documentation, des bibliothèques
ou d'archives de la fonction publique
hospitalière)
A : attaché d'administration
hospitalière (spécialité
documentation, archives, bibliothèque)
attaché principal d'administration
hospitalière de 2° classe
attaché principal d'administration
hospitalière de 1° classe
Catégorie B ou B+
(Statut des professionnels de documentation,
des bibliothèques ou d'archives
de la fonction publique hospitalière)
B : adjoint des cadres, technicien supérieur
Appellations
Appellations dans les corps existants :
Catégorie A : attaché de conservation
du patrimoine, chargé d'études
documentaires, chargé d’études,
attaché, attaché d’administration
hospitalière, personnel contractuel
de niveau A .
Catégorie B : secrétaire administratif,
assistant ou assistant qualifié de
conservation, adjoint des cadres hospitaliers,
personnel contractuel B
Définition
L'archiviste assure le traitement des archives
dans le respect des obligations de conservation,
des pratiques d'organisation de la structure
hospitalière et du système
d'information général ou du
schéma directeur de l’information
de l’hôpital. Au sein d’un
service d'archives, l'archiviste assure
l'ensemble des activités fonctionnelles
de la structure archivistique. Il traite
les archives et met à la disposition
des utilisateurs potentiels les documents
et dossiers satisfaisant leurs besoins d'information,
dans le respect de la préservation
des archives.
Activités
dominantes
L'archiviste :
• applique la politique d'archivage
de sa structure en relation avec sa hiérarchie
et la direction des archives de France
• repère l'information nécessaire
à la mémoire et au fonctionnement
de son hôpital et organise la collecte
de cette information par versement
• élabore les tableaux de gestion
d'archives en fonction de la réglementation
en vigueur et de l'organisation de l'établissement
hospitalier
• optimise les conditions de stockage
et de conservation des documents et organise
les espaces en conséquence, de manière
prospective
• traite et organise les flux et stocks
de documents et d'information, par des techniques
appropriées (signalement manuel ou
informatisé, analyse) en tenant compte
du fonctionnement de la structure et des
procédures de décision existantes
• produit ou coproduit des systèmes
d'information manuels ou informatisés
(banques de données, inventaires,
répertoires, archivage électronique,
gestion électronique de documents)
• réalise des recherches pour
le public
• veille au respect des conditions
de communication des documents, avec pour
objectif général de permettre
l'accès rapide aux documents
• opère le tri et gère
les versements aux administrations des archives,
en tenant compte des contraintes légales
et des durées d'utilité administrative
• assure la destruction des documents,
après le délai légal
de conservation, rédige les bordereaux
d'élimination et les propose au visa
du directeur des archives départementales,
organise la procédure de destruction
en en contrôlant l'exécution
• est inséré dans les
réseaux archivistiques
Compétences
requises
• connaissance de la législation
et de la réglementation des archives
publiques
• maîtrise des techniques archivistiques
(analyse, gestion, recherche) et de tous
les outils professionnels disponibles (bases
de données, normes de description
archivistique, etc.)
• capacité d'analyse des circuits
de l'information et des documents internes
• connaissance des techniques de stockage
adaptées (micrographie, GED, numérisation)
• connaissance juridique et administrative
de l'environnement de travail
Niveau de formation
Catégorie A : Bac+3, formation spécialisée
Catégorie B : Bac, formation spécialisée
et/ou expérience professionnelle
Liens avec d’autres profils de postes
Lorsque l'archiviste est responsable d'un
service d'archives centralisé, il
assure les missions décrites dans
la fiche Responsable
de service d'archives.
